En tant que chef d’entreprise, vous savez que l’extrait Kbis fait partie des documents d’une importance primordiale. On en parle comme de la carte d’identité d’une entreprise, donc, c’est le document attestant de sa légalité et de son immatriculation. Il vous est tout bonnement impossible d’exercer vos activités, en tout cas, de les faire prospérer en l’absence d’un extrait Kbis. Incontournable, indispensable, tel est l’extrait Kbis et pour rappel, voici ce que vous devez savoir à ce sujet.

L’extrait Kbis, utile sous tous les rapports

Chaque société commerciale doit avoir son extrait Kbis. Il en existe des équivalents pour les entreprises individuelles, les auto-entreprises et les artisans, sous d’autres appellations. Mais, quelle que soit la forme que prend ce document, il n’en reste pas moins qu’il s’agit de la preuve formelle, officielle, qu’une entreprise existe bel et bien et qu’elle est légale aux yeux de la loi. Il n’est tout simplement pas possible de s’en passer pour vos activités, que vous deviez ouvrir un compte en banque au nom de votre entreprise, que vous deviez acheter du mobilier, des fournitures ou du matériel pour votre boîte ou que vous aviez envie de soumettre votre candidature pour un appel d’offres. Alors, à la question : « un extrait Kbis est-il vraiment utile ? », la réponse est un oui catégorique. En effet, comment est-ce qu’une toute nouvelle entreprise pourrait espérer percer dans son domaine d’activités, comment pourrait-elle effectuer des paiements ou se doter des équipements nécessaires sans banque, sans partenaires financiers, sans bailleurs, sans contrat ? Or, tout cela ne lui est accessible que si le dossier qu’elle présente comporte un extrait Kbis. Donc, qu’elle le veuille ou non, que la démarche pour l’obtenir lui semble fastidieuse, une entreprise souhaitant évoluer et devenir pérenne doit faire le nécessaire pour pouvoir accéder à un extrait Kbis. Pour cela, la première étape consiste à se faire enregistrer auprès du Registre du Commerce et des Sociétés ou RCS. C’est au moment de la création de votre entreprise que vous devez faire immatriculer votre entreprise. Puis, une fois votre entreprise immatriculée, vous pourrez demander un extrait Kbis de celle-ci autant de fois que vous le voulez.

Qui a le droit de demander un extrait Kbis ?

Bien sûr, en tant que dirigeant de votre propre entreprise, vous avez le droit de demander un extrait Kbis. Pour cela, vous devez vous rendre sur le site infogreffe.fr et aller à la rubrique « extrait Kbis ». La démarche est fort simple et vous n’avez qu’à suivre les instructions données. Entrez la dénomination sociale de votre société, faites votre demande et une fois que celle-ci est prise en compte, vous obtiendrez votre extrait Kbis. Rien d’alambiqué pour cette formalité, mais si vous n’avez pas le temps de vous en occuper, vous pouvez mandater un professionnel privé pour le faire en votre nom. Fournissez-lui les informations dont il a besoin et il se charge de tout à votre place. Idem si l’informatique n’a jamais été votre fort ni la navigation sur le Web, déchargez-vous-en et confiez cette tâche à un prestataire habilité. Toutefois, notez bien que n’importe qui d’autre peut demander l’extrait Kbis de votre entreprise. Ce peut être une personne travaillant pour vous, une entreprise qui s’intéresse à la vôtre, un potentiel partenaire, en fait, tout citoyen sur le sol français peut y avoir accès. L’extrait Kbis n’a pas un caractère confidentiel, c’est pour cela que tout le monde peut y accéder. Il suffit que quelqu’un entre la dénomination sociale de votre entreprise ou votre numéro de SIREN et il peut l’obtenir sans autre formalité.

Comment se procurer un extrait Kbis ?

En premier lieu, vous devez procéder à l’immatriculation de votre entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés. En deuxième lieu, vous faites la demande de l’extrait Kbis de votre entreprise. Pour ce faire, vous pourrez vous rendre sur le site Portail Societe.fr qui vous donnera votre extrait en ligne. C’est un intermédiaire entre les sociétés et le greffier du tribunal. Mais si l’enregistrement de votre entreprise se fait uniquement au Registre du Commerce et des Sociétés, c’est uniquement le greffe du tribunal qui délivre l’extrait Kbis. Mais retenez bien le fait que même si vous pouvez passer par des organismes privés pour la demande d’extrait Kbis, c’est le greffe du tribunal qui le délivre. En d’autres termes, que ce soit vous personnellement ou un professionnel privé qui se charge de la demande d’extrait Kbis, celui qui vous le procurera sera le même canal, c’est-à-dire le greffe du tribunal. La seule différence, c’est que via un prestataire privé, vous devez payer des frais supplémentaires. Donc, vous n’avez rien à craindre en passant par de tels intermédiaires qui ont reçu un agrément du ministère de tutelle. Rassurez-vous, les informations consignées dans l’extrait Kbis que vous recevrez seront correctes et conformément à celles qui vous ont été données lors de l’immatriculation de votre entreprise. Cependant, sachez que pour toute modification en rapport avec votre entreprise, vous devez en informer au plus tôt les autorités concernées. Le fait est que vos activités vont se développer, peut-être que vous co-dirigerez l’entreprise avec un nouvel associé, peut-être que le montant de votre capital aura doublé, etc. Cela veut dire que l’extrait Kbis que vous demanderez devrait contenir ces nouvelles informations pour être valable. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle un extrait Kbis n’est utilisable que dans la limite de 3 mois.

Contenu et usage

Un extrait Kbis n’a aucune valeur légale s’il n’est pas signé par le Greffier du tribunal de commerce. Voici l’essentiel du contenu d’un extrait Kbis : le greffe dont relève votre entreprise, la date de création de celle-ci, son statut juridique, son capital social et sa durée de vie. Le Kbis doit aussi comporter les nom et prénom du dirigeant et des représentants légaux de votre entreprise, s’il y en a, les dates et communes de naissance, ainsi que la nationalité de chacun. L’adresse de chacun d’entre eux doit aussi être mentionnée, celle du siège social de l’entreprise et de ses annexes, la raison sociale, le logo ou le sigle de votre entreprise, de même que son nom de domaine si vous en avez déjà un. Si votre entreprise est sous le coup d’une procédure collective au moment de l’établissement de l’extrait, cela sera également mentionné ci- dessus. Enfin, il y aura la date de délivrance du Kbis suivie de la signature du Greffier. Lorsque vous en recevez un, vérifiez que toutes ces informations importantes soient bien marquées sur le document, autrement, il n’est pas complet et perdra de sa valeur. Étant donné que vous en avez besoin pour des formalités cruciales pour vos activités, prenez le temps de bien lire l’extrait Kbis avant de le présenter. Ce sera le sésame qui pourrait vous aider à bénéficier d’un crédit bancaire, de réaliser divers achats au nom de votre société, de répondre à un appel d’offres, etc.